Sơ đồ phòng khách sạn: cần nhìn thấy gì trong vài giây?
Một sơ đồ phòng rõ ràng cần thể hiện trạng thái trống, đã đặt, đang ở, đang dọn hoặc bảo trì. Đây là thông tin quyết định tốc độ xử lý của lễ tân.
Đọc hướng dẫnCẨM NANG QUẢN LÝ LƯU TRÚ
Kiến thức khách sạn gắn với vận hành mỗi ngày.
Từ sơ đồ phòng, check-in/out đến hồ sơ khách, minibar, báo cáo và chuỗi cơ sở. Tham khảo các kịch bản nghiệp vụ thực tế trước khi lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn VIETDESK HOTEL.
Quy trình lễ tânVận hành phòngQuản trị doanh thu
VIETDESK HOTEL / Phần mềm quản lý lưu trú
Hiểu đúng nghiệp vụ. Áp dụng đúng giải pháp.
Tám hướng dẫn giúp chủ khách sạn, homestay và nhân viên lễ tân rà soát từng bước trong hoạt động lưu trú.
Quy trình check-in, check-out như thế nào để giảm sai sót?
Một quy trình nhận phòng nên nối lịch đặt, hồ sơ khách và trạng thái phòng mà không phải nhập lại nhiều lần.
Đọc hướng dẫnQuản lý CCCD, hộ chiếu và hồ sơ khách lưu trú đúng quy trình
Thông tin giấy tờ cần gắn với đúng hồ sơ khách và lần lưu trú, thuận tiện khi cần tra cứu lại trong phạm vi được phân quyền.
Đọc hướng dẫnQuản lý giá phòng theo giờ, qua đêm và nhiều ngày
Nhà nghỉ và khách sạn thường áp dụng cách tính giá khác nhau theo thời gian nhận và trả phòng.
Đọc hướng dẫnKhông bỏ sót minibar, giặt ủi và dịch vụ phát sinh
Dịch vụ phát sinh thường nhỏ và nhiều lần trong ngày, nhưng dễ sai lệch nếu ghi ở sổ tay riêng.
Đọc hướng dẫnĐối soát doanh thu khách sạn theo ca và nguồn thu
Doanh thu phòng, dịch vụ, cọc và các phương thức thanh toán nên được tách bạch khi theo dõi kết quả kinh doanh.
Đọc hướng dẫnChọn phần mềm quản lý homestay, villa theo lịch lưu trú
Homestay và villa ưu tiên lịch đặt, thông tin khách, tiền cọc và các khoản phát sinh thay vì một hệ thống quá phức tạp.
Đọc hướng dẫnQuản lý chuỗi khách sạn: cần phân quyền và báo cáo ra sao?
Khi có nhiều cơ sở, mỗi địa điểm cần dữ liệu phòng và nhân viên riêng, trong khi chủ doanh nghiệp cần góc nhìn tổng hợp.
Đọc hướng dẫnBài học để kiểm tra phần mềm PMS trong thực tế.
Sơ đồ phòng khách sạn: cần nhìn thấy gì trong vài giây?
Một sơ đồ phòng rõ ràng cần thể hiện trạng thái trống, đã đặt, đang ở, đang dọn hoặc bảo trì. Đây là thông tin quyết định tốc độ xử lý của lễ tân.
Khi khảo sát phần mềm quản lý khách sạn, hãy thử chuyển trạng thái phòng từ đặt trước sang đang ở rồi trả phòng và kiểm tra thời điểm dữ liệu thay đổi.
- Đối chiếu tình trạng phòng với một ca trực thật; kiểm tra quyền đổi trạng thái và quy trình phòng chờ dọn.
- Trao đổi các trường hợp đặc thù với đội ngũ VIETDESK HOTEL trước khi triển khai.
Quy trình check-in, check-out như thế nào để giảm sai sót?
Một quy trình nhận phòng nên nối lịch đặt, hồ sơ khách và trạng thái phòng mà không phải nhập lại nhiều lần.
Thử đặt phòng, kiểm tra giấy tờ, thu tiền cọc, ghi nhận dịch vụ rồi hoàn tất thanh toán trả phòng với một booking mẫu.
- Theo dõi điểm kiểm tra bắt buộc của lễ tân trước khi xác nhận khách rời đi.
- Trao đổi các trường hợp đặc thù với đội ngũ VIETDESK HOTEL trước khi triển khai.
Quản lý CCCD, hộ chiếu và hồ sơ khách lưu trú đúng quy trình
Thông tin giấy tờ cần gắn với đúng hồ sơ khách và lần lưu trú, thuận tiện khi cần tra cứu lại trong phạm vi được phân quyền.
Khi thử phần mềm PMS, hãy dùng dữ liệu mẫu để kiểm tra nhập thông tin, hình ảnh giấy tờ và thao tác cập nhật cho khách quay lại.
- Rà soát quyền truy cập, chính sách lưu trữ dữ liệu cá nhân và quy trình xóa khi hết mục đích.
- Trao đổi các trường hợp đặc thù với đội ngũ VIETDESK HOTEL trước khi triển khai.
Quản lý giá phòng theo giờ, qua đêm và nhiều ngày
Nhà nghỉ và khách sạn thường áp dụng cách tính giá khác nhau theo thời gian nhận và trả phòng.
Tạo các tình huống check-in sớm, trả phòng muộn, thuê theo giờ và lưu trú nhiều ngày để kiểm tra quy tắc tính tiền trước khi sử dụng thực tế.
- Thống nhất bảng giá, mốc tính giờ và quyền xử lý ngoại lệ theo ca.
- Trao đổi các trường hợp đặc thù với đội ngũ VIETDESK HOTEL trước khi triển khai.
Không bỏ sót minibar, giặt ủi và dịch vụ phát sinh
Dịch vụ phát sinh thường nhỏ và nhiều lần trong ngày, nhưng dễ sai lệch nếu ghi ở sổ tay riêng.
Kiểm tra cách nhân viên thêm dịch vụ vào phiếu lưu trú, sửa số lượng và đối chiếu lúc thanh toán.
- Chạy thử một phòng có nhiều dịch vụ và kiểm tra tổng tiền trước khi trả phòng.
- Trao đổi các trường hợp đặc thù với đội ngũ VIETDESK HOTEL trước khi triển khai.
Đối soát doanh thu khách sạn theo ca và nguồn thu
Doanh thu phòng, dịch vụ, cọc và các phương thức thanh toán nên được tách bạch khi theo dõi kết quả kinh doanh.
Hãy chạy thử một ngày có khách trả bằng tiền mặt, chuyển khoản và thanh toán nhiều lần để xem báo cáo phản ánh chính xác từng nguồn thu.
- Đối chiếu tổng thu với từng giao dịch và lưu lại tình huống chênh lệch để hướng dẫn nhân viên.
- Trao đổi các trường hợp đặc thù với đội ngũ VIETDESK HOTEL trước khi triển khai.
Chọn phần mềm quản lý homestay, villa theo lịch lưu trú
Homestay và villa ưu tiên lịch đặt, thông tin khách, tiền cọc và các khoản phát sinh thay vì một hệ thống quá phức tạp.
Bắt đầu thử với một lịch đặt có nhiều đêm, thay đổi ngày đến và gia hạn lưu trú để kiểm tra tình trạng phòng và tổng phí.
- Xác nhận nhu cầu thực tế trước khi mua tính năng dành cho chuỗi lớn.
- Trao đổi các trường hợp đặc thù với đội ngũ VIETDESK HOTEL trước khi triển khai.
Quản lý chuỗi khách sạn: cần phân quyền và báo cáo ra sao?
Khi có nhiều cơ sở, mỗi địa điểm cần dữ liệu phòng và nhân viên riêng, trong khi chủ doanh nghiệp cần góc nhìn tổng hợp.
Hãy kiểm tra phân quyền theo chi nhánh, quyền nhìn thông tin khách và báo cáo doanh thu tại mỗi địa điểm trước khi triển khai.
- Dùng dữ liệu mẫu của hai cơ sở để kiểm tra quyền truy cập và số liệu tổng hợp.
- Trao đổi các trường hợp đặc thù với đội ngũ VIETDESK HOTEL trước khi triển khai.
Giao diện dành cho người vận hành lưu trú.
ROOM MAP
Sơ đồ phòng
GUEST PROFILE
Hồ sơ khách
REVENUE
Báo cáo
TỪ KIẾN THỨC ĐẾN TRIỂN KHAI
Đưa quy trình của bạn vào buổi demo.
Hãy mang theo tình huống thực tế của cơ sở để kiểm tra tính phù hợp của hệ thống.
THÔNG TIN VIETDESK HOTEL
Thông tin cần thiết để chọn phần mềm quản lý lưu trú.
Khám phá tính năng, bảng giá, hướng dẫn nghiệp vụ hoặc liên hệ đội ngũ VIETDESK HOTEL để đối chiếu với nhu cầu thực tế của cơ sở.