Chính sách bảo mật

1. Phạm vi áp dụng

Chính sách này mô tả cách CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ DR VIỆT thu thập, sử dụng, lưu trữ, bảo vệ và xử lý thông tin khi cá nhân hoặc tổ chức truy cập website, đăng ký tài khoản hoặc sử dụng sản phẩm/dịch vụ thuộc Hệ Sinh Thái VIETDESK.

Đối với dữ liệu mà khách hàng doanh nghiệp nhập vào hệ thống để phục vụ hoạt động của chính khách hàng, vai trò và trách nhiệm của mỗi bên có thể được quy định chi tiết hơn trong hợp đồng hoặc thỏa thuận xử lý dữ liệu riêng.

2. Nhóm thông tin có thể được thu thập

• Thông tin tài khoản: họ tên, tên đơn vị, tên đăng nhập, số điện thoại, địa chỉ email và thông tin xác thực.
• Thông tin giao dịch: gói dịch vụ, đơn hàng, trạng thái thanh toán, chứng từ và lịch sử hỗ trợ liên quan.
• Dữ liệu sử dụng: thời điểm truy cập, thao tác tính năng, nhật ký hệ thống, địa chỉ IP, loại trình duyệt/thiết bị và dữ liệu kỹ thuật cần thiết cho vận hành, bảo mật.
• Dữ liệu do người dùng cung cấp: nội dung, tệp, hình ảnh, dữ liệu nghiệp vụ hoặc thông tin mà người dùng chủ động nhập/tải lên hệ thống.
• Thông tin trao đổi: nội dung yêu cầu hỗ trợ, phản hồi, khiếu nại hoặc liên hệ với VIETDESK.

3. Nguồn thu thập thông tin

Thông tin có thể được cung cấp trực tiếp bởi người dùng; phát sinh tự động trong quá trình sử dụng; được tổ chức mà người dùng thuộc về cung cấp theo quyền quản trị hợp pháp; hoặc được nhận từ đối tác thanh toán/hạ tầng khi cần đối soát và vận hành dịch vụ.

4. Mục đích xử lý thông tin

• Tạo và quản lý tài khoản, xác thực danh tính, phân quyền truy cập.
• Cung cấp, vận hành, đồng bộ, bảo trì và cải thiện sản phẩm thuộc Hệ Sinh Thái VIETDESK.
• Thực hiện giao dịch, đối soát thanh toán, xuất chứng từ và quản lý quyền sử dụng dịch vụ.
• Hỗ trợ khách hàng, xử lý sự cố, phản hồi yêu cầu và gửi thông báo vận hành quan trọng.
• Phát hiện, ngăn chặn gian lận, truy cập trái phép, lạm dụng hoặc rủi ro an toàn thông tin.
• Phân tích hiệu năng và cách sử dụng ở mức cần thiết để nâng cao chất lượng dịch vụ.
• Thực hiện nghĩa vụ pháp lý, kiểm toán, giải quyết tranh chấp hoặc yêu cầu hợp lệ từ cơ quan có thẩm quyền.

5. Căn cứ và sự lựa chọn của người dùng

Việc xử lý thông tin được thực hiện dựa trên sự cần thiết để cung cấp dịch vụ/hợp đồng, sự đồng ý của người dùng khi cần, lợi ích hợp pháp trong việc bảo mật và cải thiện hệ thống, hoặc nghĩa vụ pháp lý áp dụng. Trường hợp một hoạt động xử lý cần sự đồng ý riêng, người dùng sẽ được cung cấp thông tin phù hợp trước khi lựa chọn.

6. Chia sẻ và bên xử lý hỗ trợ

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ DR VIỆT không bán dữ liệu cá nhân của người dùng. Thông tin chỉ được chia sẻ trong phạm vi cần thiết với nhà cung cấp hạ tầng, lưu trữ, bảo mật, gửi thông báo, thanh toán hoặc các đơn vị hỗ trợ kỹ thuật có liên quan đến việc cung cấp dịch vụ; hoặc khi có yêu cầu hợp pháp.

Các bên hỗ trợ được yêu cầu xử lý dữ liệu theo mục đích được giao và áp dụng biện pháp bảo mật phù hợp với vai trò của họ.

7. Cookie và công nghệ tương tự

Website/sản phẩm có thể sử dụng cookie, bộ nhớ cục bộ hoặc công nghệ tương tự để duy trì phiên đăng nhập, ghi nhớ lựa chọn, bảo vệ tài khoản, đo lường hiệu năng và hỗ trợ chức năng cần thiết. Một số cookie thiết yếu là cần thiết để hệ thống hoạt động đúng và an toàn.

Người dùng có thể điều chỉnh cài đặt trình duyệt để quản lý cookie; việc chặn cookie thiết yếu có thể làm một số chức năng đăng nhập hoặc vận hành không hoạt động như dự kiến.

8. Lưu trữ và thời hạn lưu dữ liệu

Dữ liệu được lưu trong thời gian cần thiết để cung cấp dịch vụ, duy trì tài khoản, thực hiện hợp đồng, hỗ trợ khách hàng, đáp ứng yêu cầu kế toán/kiểm toán/pháp lý, bảo vệ quyền lợi hợp pháp và giải quyết tranh chấp. Thời hạn cụ thể có thể khác nhau theo loại dữ liệu, gói dịch vụ và nghĩa vụ áp dụng.

Khi không còn cần thiết, dữ liệu sẽ được xóa, ẩn danh hoặc xử lý theo quy trình lưu trữ an toàn, trừ trường hợp cần tiếp tục lưu theo nghĩa vụ pháp lý hoặc thỏa thuận hợp lệ.

9. Biện pháp bảo mật

Hệ Sinh Thái VIETDESK áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp nhằm giảm nguy cơ truy cập trái phép, mất mát, thay đổi hoặc tiết lộ dữ liệu, bao gồm cơ chế xác thực, phân quyền, nhật ký hoạt động, bảo vệ kết nối và kiểm soát truy cập theo yêu cầu của từng sản phẩm.

Không có hệ thống điện tử nào bảo đảm an toàn tuyệt đối. Người dùng cũng có trách nhiệm bảo vệ mật khẩu, thiết bị, tài khoản quản trị và cấu hình phân quyền nội bộ của mình.

10. Quyền và yêu cầu của người dùng

Tùy theo quan hệ dịch vụ và quy định áp dụng, người dùng có thể yêu cầu xem, cập nhật, chỉnh sửa, hạn chế, rút lại sự đồng ý, xóa hoặc nhận thông tin về việc xử lý dữ liệu của mình. Một số yêu cầu có thể cần xác minh danh tính hoặc không thể thực hiện ngay nếu dữ liệu phải được lưu để đáp ứng nghĩa vụ hợp đồng/pháp lý.

Với tài khoản thuộc một tổ chức, một số yêu cầu liên quan dữ liệu nghiệp vụ có thể cần được thực hiện thông qua quản trị viên hợp pháp của tổ chức đó.

11. Dữ liệu của người chưa thành niên

Các sản phẩm VIETDESK chủ yếu phục vụ hoạt động kinh doanh và vận hành tổ chức. Người dùng không nên tự ý cung cấp dữ liệu của người chưa thành niên nếu không có căn cứ, quyền hoặc sự đồng ý cần thiết theo quy định áp dụng và mục đích nghiệp vụ hợp pháp.

12. Sự cố và thông báo

Khi phát hiện sự cố an toàn thông tin có khả năng ảnh hưởng đáng kể đến dữ liệu, CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ DR VIỆT sẽ thực hiện các bước đánh giá, khoanh vùng, khắc phục và thông báo cho các bên liên quan theo yêu cầu phù hợp với tính chất sự cố và quy định áp dụng.

13. Cập nhật chính sách và liên hệ

Chính sách bảo mật có thể được cập nhật khi sản phẩm, công nghệ hoặc yêu cầu quản lý thay đổi. Phiên bản đang có hiệu lực sẽ được công bố trên website cùng ngày cập nhật.

Yêu cầu về quyền riêng tư, dữ liệu hoặc bảo mật có thể gửi qua các kênh liên hệ chính thức được công bố trên website/sản phẩm VIETDESK. Để bảo vệ dữ liệu, VIETDESK có thể yêu cầu thông tin cần thiết để xác minh người gửi yêu cầu trước khi xử lý.